Raccolta documenti

Con TenX è possibile raccogliere documenti da qualunque soggetto dotato di posta elettronica grazie ad un software di gestione delle richieste e di controllo dei file caricati.

L’architettura si basa sui punti seguenti:

• Definizione di una tipologia di documenti con relativa durata massima di validità (es. DURC, consenso al trattamento dei dati personali).
• Definizione dei soggetti a cui richiedere i documenti.
• Spedizione degli inviti a caricare i file, eventualmente accompagnati da documenti di istruzioni o modelli di documento.
• Gestione dei file mancanti e delle date di scadenza di quelli caricati, con elaborazione dello scadenzario e invio solleciti e richieste di aggiornamento ai soggetti in scadenza.

I principali benefici:

• Approccio sistematico e informatizzato alla raccolta documenti da vari soggetti interni o esterni all’azienda
• Controllo rigoroso e automatico dell’attività di chi è tenuto a fornire i documenti, con la produzione di avvisi e solleciti.
• Gestione delle date di scadenza dei documenti già caricati.
• Possibilità di spedire un documento allegato alle richieste, ad esempio per dare istruzioni o raccogliere firme.
• Motore statistico per produrre report personalizzati o fogli Excel riguardo ai file raccolti, alle scadenze, all’attività di caricamento dati fino a calcolare indici sulla qualità delle risposte.
• Integrazione completa con gli altri moduli di TenX e memorizzazione dei file nelle entità di competenza (es. fornitori, lavoratori, corsi, luoghi di lavoro…)

Alcune funzioni ed esempi di utilizzo:

• Adempiere in modo oggettivo e rigoroso a quanto previsto dai sistemi di gestione, sicurezza sul lavoro, privacy…
• Inviare documenti di cui occorre la fotocopia firmata in tempi brevi
• Individuare immediatamente chi deve ancora caricare i file e sollecitarlo.
• Creare liste diverse per sistemi e adempimenti diversi.
• Utilizzare la base dati di TenX come punto di partenza per classificare ordinatamente i documenti
• Organizzare liste di soggetti in base alle loro aree tecnico normativo e comunicare con testi mirati
• Fornire ai terzi interessati un sistema semplice e condiviso per caricare i file
• Conoscere facilmente le date di sollecito e di caricamento
• Chiedere a chi carica i file di indicare in un’apposita casella la data di inizio validità di un documento, ma essere comunque liberi di verificarla da TenX e di reimpostarla.