Portale Fornitori

Il software nato per i professionisti della manutenzione, gli uffici tecnici, il facility management e per chi si occupa di qualità e sistemi di gestione.

Raccolta documenti, compilazione di questionari, distribuzione e firma di file, questi sono i tre moduli di TenX che concorrono a formare il portale fornitori:

  • Utilizzare il modulo di raccolta dati per definire un set di documenti da richiedere (DURC, Attestati…) e indirizzare la richiesta da una serie di soggetti esterni.
  • Utilizzare il generatore di moduli per disegnare questionari o altre form di raccolta dati e distribuirle via mail. Il contenuto popolerà un database da cui estrarre statistiche, report personalizzati PDF, fogli in Excel…
  • Utilizzare il modulo di mailing e raccolta firme per distribuire documenti, raccogliere consensi e firme elettroniche.

Eliminare i faldoni
Tagliare le telefonate di sollecito dei documenti
Non sprecare tempo a controllare chi ha risposto
Non stampare per firmare per scannerizzare per spedire
Farsi avvisare dal software se un documento scade

I principali benefici:

  • Il materiale raccolto viene memorizzato e organizzato in TenX. Ad esempio, le visure camerali saranno “allegate” all’azienda e classificate come tali.
  • Informatizzare il controllo delle scadenze: chi carica un documento ne indica la data, il software calcola la scadenza in base al tipo del documento e la tiene sotto controllo. Le date indicate dai fornitori possono venire facilmente controllate e modificare.
  • Sollecitare in modo automatizzato: il software spedisce solleciti a chi non ha compilato un modulo, a chi non ha ancora scaricato o firmato un file e a chi non invia i documenti richiesti. Il tutto in modo mirato o massivo.

Alcune funzioni ed esempi di utilizzo:

  • Adempiere in modo oggettivo e rigoroso a quanto previsto dai sistemi di gestione, sicurezza sul lavoro, privacy…
  • Inviare documenti di cui occorre la fotocopia firmata in tempi brevi
  • Individuare immediatamente chi deve ancora caricare i file e sollecitarlo.
  • Creare liste diverse per sistemi e adempimenti diversi.
  • Utilizzare la base dati di TenX come punto di partenza per classificare ordinatamente i documenti
  • Fornire ai terzi interessati un sistema semplice e condiviso per caricare i file
  • Conoscere facilmente le date di sollecito e di caricamento
  • Chiedere a chi carica i file di indicare in un’apposita casella la data di inizio validità di un documento, ma essere comunque liberi di verificarla da TenX e di reimpostarla.
  • Progettare in autonomia moduli di raccolta dati, distribuirli e conservare tutto in un database (valutazione fornitori, pre requisiti appalti, moduli reclami…)
  • Sfruttare un database documentale integrato con tutte le funzioni per l’utilizzo dei documenti all’interno dell’azienda a partire da TenX.
  • Simulare l’accesso da TenX come se fossi il fornitore esterno, verificando immediatamente quello che vede e svolgere alcune funzioni al suo posto.
  • Inviare i documenti non come allegati ma con un sistema di lettura formalizzato. In pratica, dalla mail di invito si accede a TenX per lo scaricamento che viene memorizzato in un registro non alterabile.
  • Funzioni di raccolta di firme elettroniche associate a messaggi di approvazioni e opzioni di sottoscrizione ad esempio per esprimere diversi consensi al trattamento dati.