Gestione posta elettronica

Il flusso di informazioni mosso dalla posta elettronica è spesso imponente. Si tratta di un vero e proprio patrimonio aziendale che deve essere condiviso e gestito in base alle proprie mansioni.

• Cosa fa TenX?
• Permette agli utenti di scegliere, tra la loro posta elettronica, cosa conservare. E volendo, di assegnargli una classificazione.
• Organizza i messaggi di tutti gli utenti in un’unica grande base dati che comprende anche gli allegati.
• Permette di leggere i messaggi in base alla propria mansione. Ad esempio tutti i messaggi di un ufficio acquisti saranno disponibili ai colleghi, con il relativo flusso di risposte.
• Esegue il backup della posta che gli utenti hanno indicato come “rilevante”, e solo di quella.
• Risolve alla radice i temi della gestione dei messaggi secondo il GDPR.

I principali benefici:

• Possibilità di implementare processi documentali sui messaggi di posta elettronica.
• Fine della gestione personale dei messaggi e semplificazione dei backup.
• Impossibilità di eliminare i messaggi una volta che si è deciso di archiviarli (e condividerli).
• Utilizzo web based. Un sito web permette di visualizzare tutta la posta elettronica aziendale, filtrandola per mittente, destinatario, oggetto, contenuto del testo, date di invio e ricezione…
• Adempimento dell’obbligo di conservazione della posta, pieno rispetto del GDPR con possibilità di utilizzare strumenti previsti dal Codice dell’Amministrazione Digitale
• Semplice integrazione con la PEC

Alcune esempi di utilizzo:

• Condividere i messaggi per funzione aziendale.
• Consentire alla direzione di conoscere tempestivamente ed esaustivamente il contenuto della corrispondenza aziendale
• Distinguere in modo chiaro la corrispondenza aziendale dallo spam e dai messaggi di altra natura
• Fare i backup della sola corrispondenza aziendale in modo centralizzato
• Rendere accessibile la posta da un sito web, anche in mobilità.
• Produrre statistiche: numero messaggi per utente, per mansione… Produrre riepiloghi sotto forma di fogli Excel: elenco di tutti i messaggi scambiati con un fornitore nel trimestre….
• Avendo la qualifica necessaria, sapere chi, in azienda, ha visualizzato un messaggio.
• Sapere che i messaggi sono al sicuro: nessuno li potrà cancellare
• Realizzare processi documentali con passaggi di stato, annotazioni e integrazioni con le altre procedure di TenX