Gestione documentale

Grazie a TenX è possibile organizzare i vostri documenti in un potente database, condividerli con altri utenti e caricarli on line in modo rapido ed efficace.

• I vostri documenti cartacei diventano automaticamente accessibili nel database on line, basta passarli al vostro scanner, inviarli via mail o caricarli con un semplice drag & drop.
• I documenti caricati vengono associati ad un gruppo di informazioni decise da voi: cliente, commessa, numero di targa, indirizzo del cantiere…. in questo modo sarà più semplice trovarli.
• Gli scanner permettono di utilizzare il loro touch screen per caricare i dati a corredo dei documenti. Se preferite caricarli via e-mail, i dati aggiuntivi saranno ricavati dal testo del messaggio.
• Tutti i file finiscono in un database dove effettuare le ricerche e scaricare i documenti, anche in un unico file ZIP.
• Tutto funziona nel cloud: non occorre installare software, acquistare server o fare altri investimenti.

 

 

• La soluzione ideale per gli archivi multi utente: i file possono essere organizzati in cartelle con diversi diritti d’accesso.
• Perfetto per le aziende multisede e per chi deve leggere i dati quando è fuori ufficio: non importa dove ci si trovi, basta avere una connessione ad internet. I vostri documenti saranno sempre disponibili.
• Non è necessario fare scansioni, riprendere i file per catalogarli e successivamente caricarli on line: con ExaScan si fa tutto in uno solo momento.
• Pieno controllo: i file non sono modificabili, ma solo eliminabili da chi ne ha i diritti. Se lo desiderate, tutti i caricamenti e tutte le letture vengono tracciate.

ExaScan è particolarmente utile per caricare i documenti in modo organizzato.
Quello che segue è solo un esempio delle soluzioni disponibili

 

 

Esempi di applicazioni:

• Gestione parco auto. Basta digitare la targa del veicolo con la tastiera touch dello scanner, ad esempio per un certificato di proprietà, perché venga memorizzato nella cartella giusta del database dei veicoli di TenX
• Attività di assistenza e manutenzione: perché mantenere un archivio cartaceo di contratti, distinte e rapportini quando si può avere un database sempre al sicuro e con la ricerca immediata per i campi più adatti al vostro lavoro?
• Professionisti che desiderano ritrovare e tutelare i loro documenti. Fine delle ricerche delle pratiche in faldoni dispersi e fine del rischio di smarrimento di preziosi originali: si spedisce e si stampa una copia in modo da tutelare il proprio archivio, l’originale non si tocca.
• Attività che necessitano di condividere i dati tra soggetti interni o esterni all’azienda. Con TenX si possono decidere gli accessi e, soprattutto, saprete sempre chi ha letto un documento e quando l’ha fatto. Inoltre i documenti sono immodificabili: se siete autorizzati potrete sostituirli con una versione aggiornata, ma finirà per sempre il rischio di manipolazioni anonime.